13 правил для успешных ответов на вопросы из зала после презентации

Статьи • Вопросы и ответы • 13 правил для успешных ответов на вопросы из зала после презентации

13 правил для успешных ответов на вопросы из зала после презентации

Завершающим, но не всегда простым и удачным этапом презентации выступают вопросы слушателей. Не стоит бояться этой части выступления, ведь вопросы свидетельствуют о том, что оно сумело задеть аудиторию. Однако для того, чтобы встретить финал презентации во всеоружии, стоит учесть несколько важных правил относительно вопросов из зала.

Готовьте сани летом

Во время подготовки презентации попробуйте предугадать возможные вопросы слушателей и составьте на них ответы. Просто представьте себя сидящим в зале и отметьте места выступления, в которых у зрителя могут появиться сомнения, непонимание или, напротив, усилится интерес.

Проанализируйте также свежие события или популярные аспекты обсуждений, связанные с тематикой Вашей презентации. Это поможет в ведении содержательной дискуссии после выступления.

Вспомните последнее, увиденное Вами выступление известного политика. Наверняка он сумел отлично «выкрутиться», отвечая даже на вопросы с подвохом или освещая волнующие слушателей темы. Не секрет, что залог успеха подобных диалогов с общественностью в заранее подготовленном профессионалами в написании речей списке ожидаемых вопросов и, естественно, наиболее удачных ответов к ним.

Предоставьте зрителю слово

Успешное выступление не должно быть монологом. По своей природе большинство из нас больше любят говорить, а не слушать. Игнорирование вопросов не добавит, а скорее отнимет у Вас условные баллы за презентацию.

Регламентируйте общение

Обязательно очертите временные рамки для ответов на вопросы аудитории. Короткую презентацию не стоит обрывать на полуслове. Поэтому лучше предложить залу отмечать возникающие вопросы на протяжении выступления и задать их после его окончания. Достаточно объемный спич весьма уместно оживить общением после окончания каждого отдельного его блока. Форма, в которой зрители утолят свою жажду высказаться, также должна быть оговорена заранее (записки, живое общение по поднятию руки).

Будьте наблюдательны

Зрители также могут выражать свое желание что-либо уточнить, разъяснить или опровергнуть, используя визуальный контакт с презентующим. Отмечайте детали взгляда слушателей и, если заметите ярко выраженное несогласие, недоумение, удивление и т.п., то смело берите инициативу на себя. «Вы хотели бы задать вопрос?», «Какая-то часть моего выступления нуждается в разъяснении?» – вполне уместные и тактичные вопросы на этот случай.

Дойдите до точки

Бывает так, что кому-то из зала не терпится задать вопрос и он выражает желание сделать это, когда Вы еще не успели закончить мысль. Прервавшись и предложив ему высказаться, Вы рискуете разрушить логику рассуждения и сбить остальных присутствующих с толку. Лучший выход – это дать вопрошающему сигнал, что он замечен, а после завершения своего высказывания обязательно предложить озвучить его вопрос.

Не бойтесь повторений

Если Вам удалось расслышать глас из зала, то не факт, что и все присутствующие это сделали. Поэтому заданный вопрос необходимо громко и внятно ретранслировать аудитории. Ведь резкая смена темы без видимой (слышимой) с дальних рядов причины может только запутать зрителя.

Также, отвечая на вопросы, не отсылайте слушателей вспоминать ту или иную часть Вашей речи. Фразы наподобие «Это было освещено в моей презентации, Вы просто не заметили/прослушали/недопоняли» являются неприемлемыми. Раз вопрос уже возник и задан – сделайте нужные разъяснения.

Не отдавайте предпочтений

Ошибкой будет считать, что ответ на вопрос из зала принадлежит только задавшему его зрителю. Пока Вы будете удовлетворять его любопытство, остальная аудитория начнет терять интерес к теме разговора. То есть, отвечая на вопрос, обращайтесь с ответом ко всем присутствующим.

Разложите вопрос по полочкам

Не начинайте отвечать на вопрос, если смутно уловили его суть. Правильнее будет сначала уяснить его содержание с помощью уточняющих фраз. Затем переформулировать его и получить подтверждение у интересующегося зрителя, что он хочет узнать именно этот аспект. Только затем передавайте вопрос всей аудитории и начинайте излагать ответ.

Уверенно управляйте диалогом

Если Вы видите, что слушатель, не имея конкретного вопроса, просто хочет озвучить свои мысли по теме или вступить с Вами в спор, смело прерывайте такого оратора. В этом случае вполне логичны фразы: «Уточните, пожалуйста, каков Ваш вопрос?», «Пожалуйста, сформулируйте свой вопрос» и т.п. Не бойтесь прервать зрителя, если озвученный Вами в начале выступления формат общения не предусматривает длительных дискуссий.

Пользуйтесь положением

Помните, что ведете презентацию Вы, а значит на данный момент Вы главный. Поэтому нет повода волноваться при возникновении трудностей с безотлагательным ответом на вопрос из зала. Не можете на ходу сформулировать мысль по какой-то теме? Просто возьмите паузу и вежливо предложите автору вопроса ответить на него во время перерыва или в другом формате после презентации. Это даст Вам время подготовить качественный содержательный ответ, который удовлетворит аудиторию.

Не растекайтесь мыслью по древу

Будьте лаконичны. Чрезмерное углубление в детали во время ответа может привести к тому, что не останется времени на вопросы остальных слушателей или Вы вынуждены будете прервать свое выступление. Поэтому излагайте мысли коротко, но по сути, чтобы удовлетворить интерес аудитории и соблюсти регламент.

Начните ответ благодарностью

Один из принципов нетворкинга гласит, что ритуал взаимной благодарности помогает успешно поддерживать отношения с другими людьми. Возьмите его на заметку, ведь, задав вопрос, зритель проявил заинтересованность в вашей презентации и в Вас лично как ораторе. Обязательно благодарите за заданные вопросы и не стесняйтесь делать им комплименты.

Не допускайте длительных пауз

Иногда получается, что на призыв задавать вопросы не следует никакого отклика из зала. Не теряйтесь! Есть несколько способов «выйти сухим» из такой ситуации:

• Можно после паузы подтолкнуть аудиторию к началу диалога приободряющей фразой: «Я буду рад ответить на любые Ваши вопросы, поэтому, пожалуйста, не бойтесь их задать».
• Можно заранее предусмотреть в содержании выступления несколько моментов, которые обеспечат 100% отклик публики.
• Можно, окончив презентацию, поблагодарить аудиторию за внимание, обозначить свою готовность ответить на вопросы от каждого присутствующего (если они возникнут) и начать уходить в зал. Это поможет избежать неприятного момента, если вопросы так и не возникнут.
• Можно дать слушателям время подготовиться, предложив ответы на вопросы, «заданные Вам перед презентацией», «часто задаваемые Вам по этой теме» или самому озадачив публику вопросом. Это подтолкнет присутствующих к началу общения.